Referat - Kultur- og Fritidsudvalget den 7. oktober 2019

Mødefakta

Dato: Mandag den 7. oktober 2019
Mødetidspunkt: Kl. 08:00
Mødested: Hvidovre

Medlemmer

  • Anders Liltorp (A)
  • Maria Durhuus (A)
  • Niels Ulsing (F)
  • Yasir Iqbal (A)

Fraværende med afbud

  • Mikkel Dencker (O)

Bemærkninger

Charlotte H. Larsen deltog for Mikkel Dencker.

Indholdsfortegnelse


1. Godkendelse af dagsorden

Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 07-10-2019

Godkendt.


2. Meddelelser

Indstilling

Direktøren indstiller til Kultur- og Fritidsudvalget

 

  1. at tage meddelelser til efterretning

Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 07-10-2019

Der ønskes afholdt temadrøftelse den 11. november 2019 kl. 10:00-12:00 om eliteidræt.

 

Det ønskes, at de faste, ekstraordinære udvalgsmøder til brug for dialog med foreninger m.m. fremover ændres til faste dage med træffetid med udvalgsformanden, der så efterfølgende kan kalde til ekstraordinære udvalgsmøder ved behov.    

 

Administrationen udarbejder sag om Idrætsrådets ansøgning om tilskud til elektroniske chip til brug for tidtagning til behandling i Kultur- og Fritidsudvalget samt Børne- og Uddannelsesudvalget.

 

Meddelelser taget til efterretning.

Sagsfremstilling

  • Oversigt over administrativt behandlede tilskudsansøgninger

Bilag

  1. Oversigt over administrativt behandlede tilskudsansøgninger pr. 7. oktober 2019 (pdf)

3. Budget 2020-2023 Kultur- og Fritidsudvalget

Beslutningstema

Udvalget skal drøfte status for budget 2020, herunder de emner, der er fremsat for udvalgets eget område.

Indstilling

Direktøren indstiller til Kultur- og Fritidsudvalget

  1. at drøfte budgetsituationen på udvalgets område
  2. at drøfte emner stillet på udvalgets møder i 2019
  3. at drøfte budgetafdækninger og udvidede analyser på udvalgets område
  4. at drøfte investeringsoversigt på udvalgets områder
  5. at drøfte takster for 2020 på udvalgets område
  6. at udvalgets bemærkninger oversendes til Økonomiudvalgets 2. behandling

Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 07-10-2019

Ad 1. Drøftet.
 

Ad 2. Drøftet. Gruppe A ønsker nye beregninger for følgende projekter: udvidet åbning af skøjtehallen i Frihedens Idrætscenter i en enkelt måned i 2020; udvidet åbning af svømmehallen i Avedøre Idrætscenter samt indkøb af elektroniske chip til brug for tidtagning.

Gruppe A ønsker under Helhedsplanen for Idrætsområdet at fremme forslaget om etablering af omklædningsfaciliteter ved Sønderkær samt Rosenhøjs Boldklubs forslag om etablering af kunstgræs.

Gruppe A og F ønsker, at en drøftelse af, hvorvidt rammen for Helhedsplanen for Idrætsområdet skal hæves, oversendes til budgetforhandlingerne.
 

Ad 3. Drøftet.
 

Ad 4. Drøftet.
 

Ad 5. Drøftet. Det anbefales, at taksterne ikke løn- og prisfremskrives, men bør ses i sammenhæng med den samlede budgetsituation. Der ønskes en redegørelse for konsekvensen ved ændring af takster på museets området. Ændring af taksterne afventer den endelige budgetforhandling.
 

Ad 6. Oversendes til Økonomiudvalgets 2. behandling.

Sagsfremstilling

Center for Økonomi og Analyse har udarbejdet sagsfremstillingen.

 

Som følge af folketingsvalget i juni og den efterfølgende regeringsdannelse er der først indgået aftale mellem regeringen og KL om kommunernes økonomi for 2020 den 6. september 2019, og de endelige rammer for den enkelte kommunes økonomi har først været kendt i slutningen af september.

 

Det har den konsekvens, at budgetprocessen i år er en del anderledes end tidligere, idet den politiske behandling har afventet det endelige overblik over kommunens samlede økonomi for 2020 og overslagsårene 2021-2023.

 

Økonomiudvalgets 1. behandling af budget 2020-23 er afholdt den 30. september, mens fagudvalgenes budgetmøder afholdes efter Økonomiudvalgets 1. behandling.

 

Kommunalbestyrelsens 1. behandling er planlagt til den 8. oktober, Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsens 2. behandlinger af budget 2020-23 er planlagt til hhv. 21. og 30. oktober 2019.

 

Udgangspunktet for budget 2020 er budgetoverslagsåret 2020, som det så ud med vedtagelsen af budget 2019. På daværende tidspunkt blev kassetrækket for 2020 opgjort til knap 56 mio. kr. For overslagsårene 2021 og 2022 var kasseforøgelsen henholdsvis 4 og 22 mio. kr. I overslagsårenes likviditetsmæssige konsekvenser var der ikke taget højde for likviditetstilskud og særstilskud.

 

Økonomiaftalen for 2020 og konsekvenser for Hvidovre Kommune

 

Hovedelementerne i aftalen er (for alle kommuner):

  • Der gives 1,7 mia. kr. ekstra til borgernær velfærd
  • Det kommunale moderniserings- og effektiviseringsprogram (MEP) afskaffes,
    hvilket betyder ekstra 0,5 mia. kr.
  • Der gives 1,3 mia. kr. ekstra til anlæg
  • Finansieringstilskuddet på 3,5 mia. kr. bevares
  • Regeringen og KL er enige om, at kommunerne inden for eksisterende rammer kan frigive 0,5 mia. kr. til Velfærdsprioritering.

 

I forhold til budget 2020 er der fortsat ikke en afklaring af udligningsreformen.

 

I forlængelse af den indgåede økonomiaftale for 2020 har Social- og Indenrigsministeriet den 25. september udmeldt de enkelte kommuners indtægtsrammer (skatter, udligning og generelle tilskud) for 2020. Efterfølgende er der foretaget beregninger af overslagsårene 2021-23.

 

Finansieringsoversigt med bemærkninger til budgetforslag og økonomiaftale fremgår af bilag 1.

 

Kulturudvalgets samlede budgetramme for 2020 udgør 98,4 mio. kr., alle inden for servicerammen.

 

Udvalget har drøftet budgetemner på udvalgets møder i 2019 (bilag 1).

 

Der er på udvalgets driftsområder udarbejdet budgetafdækninger i lighed med tidligere år (bilag 2).

 

Samlet forslag til Investeringsoversigt med bemærkninger fremgår af bilag 1.

Direktionen har arbejdet med forslag til anlægsudgifter med udgangspunkt i anlægsbudgettet, som det så ud for 2020 ved budgetvedtagelsen af budget 2019. I forslaget indgår herudover en fornyet periodisering af en række projekter, gennemgang af behov for anlægspuljer samt indarbejdelse af forslag til nye anlægsprojekter prioriteret med udgangspunkt i behov i forhold til ny lovgivning, nødvendige arbejdsmiljøinvesteringer, forslag der medfører effektivisering på driftsområdet samt forslag, der til afhjælpning af forhold til fare for borgere. Herudover fremgår af oversigten forslag, som ikke indgår i Direktionens prioriterede forslag.

Politiske beslutninger og aftaler

Indstillingen skal ses som et led i budgetprocessen for 2020-2023 jf. beslutning i Økonomiudvalget 18. marts 2019 pkt. 4. samt beslutning i Økonomiudvalget 12. august 2019 pkt. 4

 

Der skal hvert år udarbejdes forslag til budgetproces jf. Hvidovre Kommunes ”Regulativ for Økonomistyring” pkt. 3.2.

Økonomiske konsekvenser

Der er ingen økonomiske konsekvenser på nuværende tidspunkt.

Retsgrundlag

Lov om Kommunernes styrelse §37, jf. Lovbekendtgørelse nr. 2 af 4 januar 2017.

Hvidovre Kommunes Styrelsesvedtægt pr. 1. januar 2018 §10, stk. 4

Høring

Der er udsendt høringsmateriale i forbindelse med budget 2020. Høringssvarene vil løbende indgå i politisk behandling af budgettet.

 

Høringssvar indgået 30/9-19 foreligger som bilag

Bilag

  1. Fagudvalg - Samlet bilag 7. oktober 2019 (pdf)
  2. Budgetafdækninger 2020 - samlet (pdf)
  3. Specialundervisning - udvidet analyse (pdf)
  4. Forebyggelse - udvidet analyse (pdf)
  5. Rehabilitering - Udvidet analyse (pdf)
  6. Beskæftigelse og bilag - Udvidet analyse (pdf)
  7. Forslag til basisbudgettets takster (pdf)
  8. Budgetrapport 2018-2023 (pdf)
  9. Høringssvar og udtalelser pr. 30.09.19 (pdf)

4. Økonomirapportering pr. 31. august 2019 - Kultur- og Fritidsudvalget

Beslutningstema

Administrationen har med udgangspunkt i de allerede kendte forudsætninger, herunder de 8 første måneders forbrug, foretaget en økonomisk vurdering af budget 2019 på Kultur- og Fritidsudvalgets område.

Indstilling

Direktøren indstiller til Kultur- og Fritidsudvalget

  1. at tage økonomirapportering pr. 31. august 2019 til efterretning

Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 07-10-2019

Taget til efterretning.

Sagsfremstilling

Center for Økonomi og Analyse har udarbejdet dagsordenspunktet.

 

Administrationen har med udgangspunkt i de allerede kendte forudsætninger, herunder de 8 første måneders forbrug, foretaget en vurdering af budget 2019.

 

På udvalgets område forventes det, at den samlede ramme overholdes.

 

Der er et begrænset merforbrug på Stadions institutionsområde på 0,2 mio. kr. Merforbruget hidrører fra udgifter til pedelfunktionen på Sønderkærskolen. Merforbruget forventes håndteret inden for rammerne af de eksisterende budgetter på området.

Politiske beslutninger og aftaler

I henhold til kommunens ”Regulativ for økonomistyring” (KB 14/12-2010 pkt. 8) udarbejder administrationen økonomirapportering til fagudvalg, Økonomiudvalg og Kommunalbestyrelse.

 

Afrapporteringen til udvalget indgår i Økonomiudvalgets samlede afrapportering pr. 31. august og forventede regnskab 2019 til Kommunalbestyrelsen.

Økonomiske konsekvenser

Der forventes ingen afvigelser på Kultur- og Fritidsudvalgets område.

Retsgrundlag

Efter § 42, stk. 7 i lov om kommuners styrelse, jf. lovbekendtgørelse nr. 47 af 15. januar 2019, fastsætter kommunalbestyrelsen de nærmere regler for indretningen af kommunens kasse- og regnskabsvæsen i et regulativ, hvori der tillige optages forskrifter vedrørende forretningsgangen inden for kasse- og regnskabsvæsenet.

Høring

Der er ikke høringspligt i denne sag.


5. Beslutning om differentierede takster ved alle brugerbetalte institutioner/idrætsanlæg

Beslutningstema

Partierne bag budgetaftalen for 2019 var enige om, at det undersøges at indføre differentierede priser for Hvidovres borgere og udenbysborgere ved alle brugerbetalte institutioner/idrætsanlæg.

Administrationen har gennemgået takstregulativet på kultur- og fritidsområdet med henblik på at afdække områder, hvor en differentiering af priser vil kunne forvente at medføre merindtægter. Gennemgangen har ikke afdækket oplagte områder, hvor en prisdifferentiering vil kunne forventes at give væsentlige merindtægter. Administrationen bemærker desuden, at prisdifferentiering generelt medfører yderligere administration og at det også i en vis udstrækning kan opleves omstændeligt for Hvidovreborgerne at skulle dokumentere deres kommunale tilhørsforhold ved entre til faciliteterne.

Indstilling

Direktøren indstiller til Kultur- og Fritidsudvalget at anbefale overfor Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen

  1. At godkende, at der ikke indføres differentieret entré i yderligere omfang end i dag for   Hvidovres borgere og udenbysborgere ved brugerbetalte institutioner/idrætsanlæg
  2. At godkende, at administrationen udarbejder en brugerundersøgelse til brug for en eventuel senere stillingtagen til spørgsmålet om differentieret entré.

Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 07-10-2019

Ad 1.Anbefales godkendt, så der ikke indføres differentieret entré i yderligere omfang end i dag forHvidovres borgere og udenbys borgere ved brugerbetalte institutioner/idrætsanlæg.
 

Ad 2.Anbefales ikke godkendt.

Sagsfremstilling

Center for Kultur og Fritid har udarbejdet dette dagsordenspunkt.

Der sker som udgangspunkt ikke registrering af, hvilken kommune, brugerne af institutionerne og idrætsanlæggene, kommer fra. Vurderingen af eventuelle merindtægter som følge af differentierede priser er derfor baseret på et skøn. Derudover skal der tages højde for, at prisstigninger kan afholde nogle brugere fra at benytte faciliteterne i samme omfang som hidtil og dermed medføre et lavere indtægtsniveau.

Med udgangspunkt i besøgsstatistik fra 2017 og 2018 er kategorierne for taksterne på kultur- og fritidsområdet gennemgået. Gennemgangen har ikke afdækket oplagte områder, hvor differentiering af takster vil kunne forventes at give væsentlige merindtægter.
Dette skyldes ofte en kombination af flere faktorer, eksempelvis at den skønnede andel af udenbysborgere er meget lav kombinereret med en takst, der i forvejen vurderes at være på markedsniveau (eksempelvis svømmehaller). På biblioteksområdet er der i Lov om Biblioteksvirksomhed desuden ikke eksplicit hjemmel for differentieret betaling i forhold til biblioteksydelser.

 

Et områdehvor en differentiering af takster eksempelvis kan overvejes, vedrører

jollepladser i lystbådehavnen, hvor den nuværende pris er 900 kr. Ved at indføre en differentieret takst, således atudenbysborgere betaler 1.100 kr., vil det medføre en begrænset skønnet merindtægt på ca. 5.200 kr.

 

Administrationen anbefaler derfor, at der forud for eventuelle prisdifferentieringer gennemføres en analyse af, hvor brugerne kommer fra og hvad det er, som de efterspørger; eksempelvis variation i udbud, kvalitet, åbningstider og lignende. Analysen kan således danne grundlag for en mere kvalificeret vurdering af muligheden for at indføre differentierede priser.

Administrationen bemærker desuden, at en yderligere differentiering af priser (udover entre til isstadion), vil betyde at Hvidovreborgere altid skal have deres sygesikringsbevis med for at få adgang til faciliteterne til Hvidovre-prisen, hvilket kan opleves som en gene for borgerne.
Derudover vil indførelsen af differentierede priser medføre en øget administration i forhold til at sikre dokumentation for borgernes kommunale tilhørsforhold og i forhold til at forklare brugerne om prisdifferentieringen. Den øgede administration vil i spidsbelastningsperioder også kunne øge ekspeditionstiden til gene for brugerne.

Politiske beslutninger og aftaler

Kommunalbestyrelsen godkendte på mødet den 9. oktober 2018 2. behandling af budget 2019 og overslagsårene 2020-2022. Partierne bag budgetaftalen for 2019 var enige om, at det undersøges at indføre differentierede priser for Hvidovres borgere og udenbysborgere ved alle brugerbetalte institutioner/idrætsanlæg.

Økonomiske konsekvenser

Såfremt der ikke indføres differentierede priser, er der ingen økonomiske konsekvenser.

Retsgrundlag

Har en kommune inden for rammerne af kommunalfuldmagten stillet ydelser og indretninger til rådighed, vil den normalt i større eller mindre omfang kunne favorisere sine egne borgere. Derfor er der som udgangspunkt ikke retlige hindringer for indførelse af differentieret entrébetaling til fx idrætsfaciliteter. Den retlige afklaring beror dog på en helt konkret vurdering i forhold til den pågældende institution/anlæg.

Høring

Der er ikke høringspligt i denne sag.

Bilag

  1. Undersøgelse af differentierede priser for Hvidovres borgere og udenbysborgere ved alle brugerbetalte institutioner/idrætsanlæg (pdf)

6. Beslutning om bevilling af tilskud til Hvidovre Volleyball Klub

Beslutningstema

Kultur- og Fritidsudvalget skal tage stilling til ansøgning fra Hvidovre

Volleyball Klub om tilskud på 29.650 kr. til brug for deltagelse i de nordiske mesterskaber, NCC 2019-2020. Tilskuddet skal anvendes til indkøb af bolde, deltagergebyrer samt forplejning og transport af spillere.

Indstilling

Direktøren indstiller til Kultur- og Fritidsudvalget

  1. at godkende, at der bevilges op til 21.650 kr. til Hvidovre Volleyball Klub til brug for deltagelse i stævnet NCC 2019-2020

Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 07-10-2019

Der bevilges 11.250 kr. til Hvidovre Volleyball Klub til brug for deltagergebyrer.

Der ønskes en redegørelse for foreningens økonomiske forhold.

Sagsfremstilling

Center for Kultur og Fritid har udarbejdet dette dagsordenspunkt.

 

Hvidovre Volleyball Klubs (HVKs) ligahold for herrer har på baggrund af sidste sæsons sølvmedaljer i VolleyLigaen endnu en gang kvalificeret sig til deltagelse i det indledende gruppespil i de nordiske mesterskaber, Nevza Club Championship (NCC), der i år spilles den 8. til 10. november 2018.

 

HVK vandt bronzemedaljer i sidste års NCC-turnering, og i år er det ottende gang foreningen har kvalificeret sig til de nordiske mesterskaber. Det er pt. ikke afklaret, hvor turneringen afholdes.

 

Foreningen investerer selv 30.000 kr. i projektet og ansøger om i alt 29.650 kr. til indkøb af bolde, dækning af deltagergebyrer samt forplejning og transport af spillere. Da Kultur- og Fritidsudvalgets Rådighedspulje ikke dækker befordrings- og forplejningsudgifter, anbefaler administrationen, at der maksimalt bevilges op til 21.650 kr., hvilket svarer til udgifterne til deltagergebyrer og bolde (foreningen søger om tilskud til indkøb af 20 bolde af typen Mikasa V200W, der netop er godkendt af det internationale volleyballforbund FIVB, og som forventes at blive obligatoriske til brug for internationale kampe fremadrettet).

 

HVK vurderer, at stævnet vil kunne promovere Hvidovre internationalt, og der vil planmæssigt blive udarbejdet en medieplan, hvor de sociale og lokale medier vil eksponere byen og klubben. Der vil desuden blive web-streamet live fra kampene.

Politiske beslutninger og aftaler

Kultur- og Fritidsudvalget har tidligere bevilget tilskud til Hvidovre Volleyball Klub til brug for deltagelse i NCC:

  • 3. oktober 2018: 10.065 kr.
  • 4. oktober 2017: 30.450 kr.
  • 31. oktober 2016: 25.000 kr.
  • 30. september 2015: 33.000 kr.
     

Kultur- og Fritidsudvalget har desuden tidligere bevilget tilskud til Hvidovre Volleyball Klub til andre formål:

  • 13. maj 2019: 9.000 kr. til indkøb af nye bander
  • 8. april 2019: 21.409 kr. til brug for afholdelse af markedsfest i forbindelse med Sankt Hans 2019
  • 3. oktober 2018: 20.000 kr. til diverse udstyr til projektet Seniorfit
  • 8. maj 2018: 9.000 kr. til brug for afholdelse af markedsfest i forbindelse med Sankt Hans 2018
  • 6. december 2017: 12.801 kr. til brug for indkøb af UV-udstyr
  • 6. september 2017: 34.249 kr. til brug for indkøb af teknisk udstyr og banebander

Økonomiske konsekvenser

En bevilling af det ansøgte tilskud vil formindske Kultur- og Fritidsudvalgets pulje med op til 29.650 kr.

 

Der resterer inden en potentiel tilskudsbevilling følgende beløb på Kultur- og Fritidsudvalgets Rådighedspulje: 87.380 kr.

Retsgrundlag

Kommunalfuldmagtsreglerne, efter hvilke kommuner kan yde økonomisk støtte til kulturelle og idrætslige formål.

Høring

Der er ikke høringspligt i denne sag.

Bilag

  1. Hvidovre Volleyball Klub: Ansøgning om støtte til NCC (pdf)

7. Beslutning om kommissorium for analyse forud for potentiel fusion mellem Forstadsmuseet i Hvidovre og Kroppedal Museum i Høje-Taastrup

Beslutningstema

Kultur- og Fritidsudvalget gav i juni 2018 administrationen mandat til at afsøge mulighederne for at indgå museumssamarbejde med Kroppedal museum, beliggende i Høje-Taastrup.

 

Administrationen har i den mellemliggende periode været i dialog med museets tilskudskommuner, Albertslund og Høje Taastrup. Dialogen har resulteret i et udkast til et kommissorium for udarbejdelse af en analyse, der skal belyse den opgave der skal løses, hvis der indgås fusion mellem Forstadsmuseet i Hvidovre og Kroppedal Museum; herunder baggrund, formål, organisering og tidsramme.

 

Kommunalbestyrelsen skal godkende det foreslåede kommissorium samt godkende, at der engageres en ekstern konsulent til udførelse af den egentlige analyse.

Indstilling

Direktøren indstiller til Kultur- og Fritidsudvalget at anbefale over for Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen

  1. at godkende kommissorium for udarbejdelse af en analyse, der skal belyse den opgave der skal løses, hvis der indgås fusion mellem Forstadsmuseet i Hvidovre og Kroppedal Museum
  2. at godkende engagement af kulturrådgiver LeneFloris som konsulent på udarbejdelsen af analysen
  3. at godkende, at Hvidovre Kommunes andel af honoraret til den eksterne konsulent på 40.000 kr. samt udgifter til befordring, forplejning og øvrige mødeudgifter i forbindelse med konsulenten samt arbejds- og styregruppens arbejde afholdes inden for Kultur- og Fritidsudvalgets rammer

Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 07-10-2019

Ad 1. Anbefales godkendt.

Ad 2. Anbefales godkendt.

Ad 3. Anbefales godkendt.

Sagsfremstilling

Center for Kultur og Fritid har udarbejdet dette dagsordenspunkt.

 

Baggrund
Kroppedal Museum, beliggende i Høje Taastrup, er et statsanerkendt museum med museumsmæssigt ansvar for 16 kommuner (det tidligere Københavns amt). Museet har dog kun to tilskudskommuner bag sig; Høje Taastrup og Albertslund.

 

Museets bestyrelse har i samarbejde med de to tilskudskommuner i 2018 igangsat en proces med henblik på at fremtidssikre en bæredygtig musemusdrift og har i den forbindelse skitseret en overordnet vision for et samlet museum på Vestegnen.

 

På denne baggrund gav Kultur- og Fritidsudvalget i Hvidovre Kommune på mødet den 11. juni 2018 administrationen mandat til at afsøge mulighederne for at indgå museumssamarbejde med Høje Taastrup og Albertslund kommuner ud fra den målsætning, at et mere forpligtende samarbejde kunne være et løft for både Kroppedal og Forstadsmuseet og samtidig realisere en vision om en ny storkøbenhavnsk museumskonstruktion.

 

Den 25. mats 2019 besluttede Albertslund og Høje-Taastrup kommuner at afsøge muligheden for en eventuel fusion eller udvidet samarbejde med andre museer, og i forlængelse heraf har der den 13. maj 2019 været afholdt møde mellem formandskabet for Kroppedal Museum, tilskudskommunerne, Hvidovre Kommune og repræsentanter fra Forstadsmuseet, hvor mulighederne og rammerne for en fusion mellem de to museer blev drøftet. Mødet udmundede i en fælles ambition om at samle de to museer til Vestegnens Museum som et statsanerkendt, fagligt og økonomisk bæredygtigt kulturhistorisk museum.

 

Udkast til kommissorium
De tre samarbejdskommuner har i fællesskab udarbejdet et udkast til et kommissorium for udarbejdelse af en analyse, der skal belyse den opgave der skal løses, hvis der indgås fusion mellem Forstadsmuseet i Hvidovre og Kroppedal Museum; herunder baggrund, formål, organisering og tidsramme.

 

Den forestående analyse vil tage udgangspunkt i et 360 graders syn på museumsvirksomheden ud fra museumslovens fem søjler (indsamling, registrering, bevaring, formidling og forskning) og skal belyse følgende:

  • Status quo
  • Den fælles vision
  • Den faglige ambition
  • Hvad er den økonomiske model? Vurderes med udgangspunkt i de eksisterende økonomiske rammer
  • Mulige organisationsformer i forhold til en fremtidig museumskonstruktion
  • Den nye museumskonstruktions konsekvenser i forhold til bygninger, medarbejdere, HR, It mm.
  • Imødekommelse af den af Slots- og Kulturstyrelsens udarbejdede kvalitetsvurdering af Kroppedal Museum samt anbefalingerne i Slots- og Kulturstyrelsens faglige behandling af Forstadsmuseets ansøgning om statsanerkendelse af Forstadsmuseet.
  • Vedtægter for den nye museumskonstruktion, herunder kompetenceprofil til bestyrelsen
  • Proces for inddragelse af personale og bestyrelser frem mod en mulig fusion
  • Skemalægning af en realistisk tidshorisont for en mulig fusion

 

Styregruppe

Den foreslås nedsat en styregruppe bestående af følgende medlemmer:

Hvidovre Kommune

  • Lars Hørdum (centerchef for Kultur og Fritid)
  • Gert Stephan Nelth (direktør)

 

Høje-Taastrup Kommune

  • Anders Christensen (centerchef for Fritid og Kultur)

 

Albertslund Kommune

  • Rene Birkemark Olesen (chef for Kultur og Fritid)

 

Kroppedal Museum

  • Repræsentanter fra bestyrelsen

 

 

Der foreslås desuden nedsat en administrativ følgegruppe bestående af følgende medlemmer:

Forstadsmuseet

  • Poul Sverrild (forskningschef)

 

Kroppedal Museum

  • Mads Thernø (museumsinspektør)

 

Hvidovre Kommune

  • Lars Hørdum

 

Høje-Taastrup Kommune

  • Anders Christensen

 

Albertslund Kommune

  • Rene Birkemark Olesen

 

 

Hvidovre Kommune agerer sekretariat, og de øvrige kommuner bidrager med ressourcer i fornødent omfang.

 

Estimeret tidsplan

September/oktober 2019

Kommissoriet godkendes i de respektive kommuners fagudvalg og kommunalbestyrelser

 

31. januar 2020

Analysen færdiggøres af styregruppen og arbejdsgruppen

 

Foråret 2020

Analysen og dens konklusioner forelægges for de respektive kommuners fagudvalg og kommunalbestyrelser

 

 

Engagering af kulturrådgiver Lene Floris som ekstern konsulent
Administrationen indstiller, at der engageres en ekstern konsulent til udførelse af kommissoriets egentlige analyse samt til brug for rådgivning af styregruppen.

 

Administrationen foreslår til dette formål at engagere kulturrådgiver Lene Floris, der har omfattende museumsfaglig baggrund og gennem 25 år har stået i spidsen for lokale, regionale og nationale projekter inden for museumsområdet; herunder som musuemsleder for Holbæk Museum, formand for Dansk Kulturhistorisk Museumsforening og Organisationen Danske Museer, museumschef og senere vicedirektør for Nationalmuseet og direktør for Historie og Kunst under Kultur- og Fritidsforvaltningen i Københavns Kommune.

 

Honoraret til Lene Floris deles med en tredjedel til hver af kommunerne Albertslund, Hvidovre og Høje Taastrup. Hvidovre Kommune afholder udgiften inden for rammerne af de eksisterende budgetter.

 

Kontraktudkast er vedhæftet sagen som lukket bilag.

Politiske beslutninger og aftaler

På mødet den 11. juni 2018 gav Kultur- og Fritidsudvalget administrationen mandat til at afsøge mulighederne for at indgå museumssamarbejde med Høje Taastrup og Albertslund kommuner.

Økonomiske konsekvenser

Udgiften til ekstern konsulent er 120.000 kr. Udgiften deles med en tredjedel til hver af kommunerne; Albertslund, Hvidovre og Høje-Taastrup. Hvidovre Kommunes andel af konsulentudgifterne, svarende til 40.000 kr., afholdes inden for Kultur- og Fritidsudvalgets ramme.

 

Kommunerne og museerne afholder selv udgifter til befordring, forplejning og øvrige mødeudgifter i forbindelse med konsulenten samt arbejds- og styregruppens arbejde.

Retsgrundlag

Kommuner kan efter kommunalfuldmagtsreglerne og forudsætningerne i museumsloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 358 af 8. april 2014, drive og støtte museer. Kommuner kan desuden samarbejde om museumsdrift, jf. forudsætningerne i § 3, stk. 1, 2. pkt. i bekendtgørelse om museer m.v., jf. bekendtgørelse nr. 461 af 25. april 2013.

Høring

Der er ikke høringspligt i denne sag. Udkastet til kommissoriet har dog været forelagt ledelsen for Forstadsmuseet samt bestyrelsen for Kroppedal, der ser frem til processen. Kroppedal Museum ønsker desuden, at museets bestyrelse får plads i styregruppen.

Bilag

  1. Udkast til kommissorium (pdf)

8. Beslutning om Teater Vestvoldens årsregnskab 2018/2019

Beslutningstema

Ifølge gældende egnsteateraftale mellem Hvidovre Kommune og Teater Vestvolden skal teatrets årsregnskab for det afsluttede regnskabsår godkendes af Hvidovre Kommune.

 

Kommunalbestyrelsen skal på denne baggrund godkende Teater Vestvoldens årsregnskab for sæson 2018/2019.

 

Årsregnskabet viser en nettoomsætning på ca. 6,2 mio. kr. og et mindre underskud på -34.000 kr.

Indstilling

Direktøren indstiller til Kultur- og Fritidsudvalget at anbefale over for Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen

 

  1. at godkende årsregnskabet for Teater Vestvolden for sæson 2018/2019

Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 07-10-2019

Anbefales godkendt.

Sagsfremstilling

Center for Kultur og Fritid har udarbejdet dette dagsordenspunkt.

 

Teater Vestvolden har fremsendt årsrapport for regnskabsåret 1. juli 2018 – 30. juni 2019 revideret af Redmark, Statsautoriteret Revisionspartnerselskab. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold, og giver således et retvisende billede af teatrets aktiver, passiver og finansielle stilling pr. 30. juni 2019.

 

Årets resultat for sæsonen 2018/2019 viser en nettoomsætning på ca. 6,2 mio. kr.; et mindre underskud på ca. -34.000 kr., mens teatrets egenkapital pr. 30. juni 2019 udgør ca. 368.000 kr.

 

Teatret har i sæson 2018/2019 afviklet i alt 126 forestillinger for i alt 9.514 publikummer stationært. Udviklingen i stationære publikumsbesøg har vist en samlet fremgang på 267% siden sæson 2012/2013 (2590 kontra 9514 publikumsbesøg).

Politiske beslutninger og aftaler

Kommunalbestyrelsen godkendte på mødet den 23. februar 2016 egnsteateraftale mellem Hvidovre Kommune og Teater Vestvolden gældende for perioden 1. januar 2017 til 31. december 2020. Aftalen blev efter vejledning af Kulturstyrelsen revideret og endeligt godkendt af Kommunalbestyrelsen den 25. oktober 2016.

 

Ifølge aftalens §9 skal revideret regnskab, revisionsprotokollat og ledelsesberetning for det afsluttede regnskabsår fremsendes til godkendelse i kommunen. Kommunen indsender herefter det af kommunen skriftligt godkendte regnskab til Kulturstyrelsen senest fem måneder efter regnskabsårets afslutning.

Økonomiske konsekvenser

Ingen økonomiske konsekvenser for Hvidovre Kommune.

Retsgrundlag

Egnsteateraftalen mellem Hvidovre Kommune og Teater Vestvolden er indgået i henhold til lov om scenekunst (jf. LBK nr. 30 af 14/01/2014) med tilhørende bekendtgørelse om egnsteatre (jf. BEK nr. 759 af 24/06/2014). Efter § 20, stk. 1 i bekendtgørelsen skal revideret regnskab for et egnsteater godkendes af den kommune, der er hovedtilskudsyder.

Høring

Der er ikke høringspligt i denne sag.

Bilag

  1. Ledelsens regnskabserklæring 2018-19 (pdf)
  2. Underskrevet årsrapport 2018-19 (pdf)
  3. Underskrevet protokolat 2018-19 (pdf)

9. Beslutning om egnsteater- og huslejeaftaler mellem Hvidovre Kommune og Teater Vestvolden

Beslutningstema

Kommunalbestyrelsen skal godkende nye fireårige egnsteater- og huslejeaftaler mellem Hvidovre Kommune og Teater Vestvolden. Aftalerne afløser de nuværende aftaler, der begge løber til og med den 31. december 2020.

 

I den gældende egnsteateraftale er det indskrevet, at der pr. 1. august 2019 optages forhandling mellem parterne om eventuel forlængelse af aftalen med henblik på, at forhandlingerne herom skal afsluttes seneste den 30. november 2019.

Indstilling

Direktøren indstiller til Kultur- og Fritidsudvalget at anbefale over for Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen

 

  1. at godkende egnsteater- og huslejeaftaler mellem Hvidovre Kommune og Teater Vestvolden for perioden 1. januar 2021 til 31. december 2024

Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 07-10-2019

Anbefales godkendt.

Sagsfremstilling

Center for Kultur og Fritid har udarbejdet dette dagsordenspunkt.

 

Ny egnsteateraftale

Egnsteatre er professionelt producerende teatre uden for København, Frederiksberg, Odense, Århus og Aalborg kommuner. Kommuner og teatre indgår fireårige egnsteateraftaler, som godkendes af Statens Kunstfonds Projektstøtteudvalg for Scenekunst og Slots- og Kulturstyrelsen. Udkastet til den nye egnsteateraftale er ligesom den gældende aftale udarbejdet efter Kulturstyrelsens aftaleskabelon, og aftalens løbetid følger andre danske egnsteateraftaler.

 

Den nuværende egnsteateraftale mellem Hvidovre Kommune og Teater Vestvolden udløber den 31. december 2020. Ifølge den nuværende egnsteateraftale optages der mellem parterne forhandling om aftaleforlængelse pr. 1. august 2019 med henblik på forhandlingsafslutning senest den 31. november 2019. Administrationen har på denne baggrund udarbejdet udkast til ny aftale gældende for perioden 1. januar 2021 til 31. december 2024.

 

Udkast til ny egnsteateraftale skal senest indsendes til Kulturstyrelsen den 1. april 2020, og den endelige underskrevne aftale skal indsendes til Kulturstyrelsen senest den 30. november 2020.

 

Forventet driftstilskud og refusion

Staten refunderer op til 50 % af kommunernes driftstilskud til egnsteatrene. Refusionsprocenten for 2021 og årene frem kendes endnu ikke. I 2018 og 2019 udgjorde refusionsprocenten dog 36,7%, mens minimumssatsen for 2020 er forhåndssat til 35%. De forventede refusionsbeløb til Hvidovre Kommune i perioden 2021-2024 er således et skøn, der baserer sig på en forventet minimumssats på 35%.

 

Nedenstående tabel oplister det forventede kommunale driftstilskud samt det statslige refusionsbeløb for perioden 2021-2024. Driftstilskuddet er fremskrevet efter KL’s årlige pris- og lønskøn. 
 

 

2021

2022

2023

2024

Kommunalt driftstilskud i kr.

5.518.000

5.535.000

5.655.000

5.777.000

Refusion fra staten i kr.

-1.931.000

-1.937.250

-1.979.250

-2.021.950

 

 

Flytning af teatret i forbindelse med etablering af nyt kulturhus
Teater Vestvolden flytter planmæssigt til nye lokaler i det kommende kulturhus ved Hvidovre Bymidte i løbet af den nye aftaleperiode. Der er i det kommunale driftstilskud afsat 200.000 kr. i 2021 og 100.000 kr. i 2022 til flytning og relaterede udgifter. Midlerne er afsat indenfor budgetrammen.  

 

Ønske fra Teater Vestvolden om revidering af aftalekrav
Egnsteateraftalen indebærer krav til egnsteatret om årlig indsendelse af revideret regnskab, revisionsprotokollat samt ledelsesberetning for det afsluttede regnskabsår til kommunen. Af logistiske årsager har Teater Vestvolden fremsendt ønske om at få skubbet den årlige frist for indsendelsen, og administrationen foreslår derfor, at den årlige frist ændres fra 1. september til 1. oktober. Ændringen er indskrevet i aftaleudkastet.

 

Ny huslejeaftale

Huslejeaftalen mellem Hvidovre Kommune og Teater Vestvolden følger samme aftaleperiode som egnsteateraftalen, hvorfor den nuværende huslejeaftale udløber den 31. december 2020. Administrationen har udarbejdet udkast til ny aftale gældende for perioden 1. januar 2021 til 31. december 2024.

 

Da kommunen dog forventeligt etablerer ny lokalitet til brug for teatret inden udgangen af 2024, er der i udkastet til huslejeaftalen indskrevet særlige opsigelsesvilkår, således at teatret skal forlade den nuværende lokalitet senest 6 måneder efter etableringen af den nye lokalitet. Senest ved opsigelsen skal kommunen og teatret påbegynde forhandlinger om en ny huslejekontrakt for den nye lokalitet.

 

Fremadrettet forhandles der igen ny huslejeaftale samtidig med, at der forhandles ny egnsteateraftale i 2023/2024.

 

Nedenstående tabel oplister den forventede årlige husleje til Hvidovre Kommune. Lejen er fremskrevet efter KL’s årlige pris- og lønskøn. 

 

2021

2022

2023

2024

Husleje i kr.

465.700 kr.

477.400 kr.

489.400 kr.

501.700 kr.

 

Kommunen afholder derudover udgifterne til lokaledriften (el, vand og varme) på ca. 250.000 kr. årligt.

 

Administrationen bemærker, at ovenstående satser for husleje samt driftsudgifter er relateret til Teater Vestvoldens nuværende lejemål på Høvedstensvej 49, og at konkrete satser for husleje samt driftsudgifter relateret til teatrets kommende lejemål i det planlagte kulturhus ved Hvidovre Bymidte endnu ikke kendes. Det må derfor forventes, at den teatret flytning til den nye lokalitet medfører ændrede lejevilkår; herunder lejens størrelse.

 

Ifølge bekendtgørelse om egnsteatre (BEK nr. 759 af 24/06/2014, §8), må teatrets husleje dog maksimalt udgøre 15 pct. af teatrets samlede offentlige tilskud.

 

Egnsteateraftalen er efter Kulturstyrelsens godkendelse bindende, og det i aftalen specificerede driftstilskud og tilknyttede refusionsbeløb kan derfor ikke umiddelbart revideres i løbet af den fireårige aftaleperiode.

Politiske beslutninger og aftaler

Kommunalbestyrelsen godkendte på mødet den 23. februar 2016 egnsteateraftale mellem Hvidovre Kommune og Teater Vestvolden gældende for perioden 1. januar 2017 til 31. december 2020. Aftalen blev efter vejledning af Kulturstyrelsen revideret og endeligt godkendt af Kommunalbestyrelsen den 25. oktober 2016.

 

Folketinget vedtog i 2014 ny lovgivning på egnsteaterområdet, hvilket indebærer en synkronisering af samtlige danske egnsteateraftalers løbetid. Hensigten er at give kommunerne budgetsikkerhed i forhold til størrelsen af den statslige refusion i løbet af aftaleperioderne. Fra 2021 forventes samtlige danske egnsteateraftaler at følge samme 4-årige aftaleperiode.

Økonomiske konsekvenser

Godkendelsen af de to aftaler medfører ingen økonomiske konsekvenser for Hvidovre Kommune.

Retsgrundlag

Egnsteateraftalen er udarbejdet med udgangspunkt ilov om scenekunst, jf. lovbekendtgørelse nr. 30 af 14. januar 2014 og bekendtgørelse om egnsteatre af 1. juli 2014 (jf. bekendtgørelse nr.  BEK 759 af 24. juni06.2014).

Høring

Der er ikke høringspligt i denne sag. Udkast til både egnsteater- og huslejeaftaler har dog været til udtalelse hos Teater Vestvoldens bestyrelse.

Bilag

  1. Udkast til huslejeaftale for perioden 2021-2024 (pdf)
  2. Udkast til egnsteateraftale for perioden 2021-2024 (pdf)

10. Eventuelt

Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 07-10-2019

Gruppe A ønsker at ubrugte midler fra rådighedspuljen overføres til Fritidspas-ordningen. Administrationen forbereder en sag til politisk behandling.